11 erros que você não pode cometer ao controlar o estoque

A gestão de estoque tem um impacto direto na saúde financeira de qualquer empresa, especialmente das menores. Uma má gestão pode ser a origem de grandes perdas para o negócio e um obstáculo que impede a empresa de crescer.

Com o controle de estoque é possível quantificar o volume disponível de cada item e também o valor de cada produto. Parece uma tarefa fácil, mas não se engane! É muito comum as empresas terem dificuldade para fazer um controle de estoque eficaz, causando furos no estoque. A falta de organização pode trazer várias consequências, como a falha em mensurar se o consumo dos materiais está de acordo com as necessidades do seu negócio, além da possibilidade de desvios, o impacto nas vendas e na produtividade dos funcionários.

Assim, controlar o estoque é essencial para garantir que não haverá falta, perdas ou vencimento de produtos.

Pensando nisso, separamos os principais erros na hora de gerir o estoque que podem prejudicar o seu negócio:

Pode parecer uma etapa simples e que não demanda muita atenção, porém o cadastro incorreto de um item pode ocasionar furos no estoque.

Cadastrar um item em uma categoria diferente ou não definir um padrão de cadastro pode fazer com que um produto não seja encontrado, mesmo estando no estoque, o que pode gerar prejuízo caso o item seja esquecido e um novo seja adquirido por esse estar “em falta”.

Essa atitude é fundamental para conhecer o seu estoque e evitar perdas ou retrabalho. Com o inventário é possível ajustar quantidades, monitorar desvios ou perdas, vencimentos e analisar se tudo está dentro dos critérios estabelecidos e esperados.

O ideal é realizar a contagem de produtos periodicamente, sendo o mínimo uma vez ao mês.

Toda a movimentação de estoque deve ser registrada, desde a entrada da mercadora até sua saída. Sem esse registro NADA deve entrar ou sair do seu estoque. Ter processos bem definidos é essencial para que não ocorram furos no estoque e evitar perdas. Defina todo processo de recebimento, cadastro, compra, venda, devolução, troca, reposição de itens, dentre outros. Crie uma estrutura lógica de um fluxo a ser seguido.

Com base nas entradas e saídas de itens de seu estoque, é possível efetuar relatórios importantes e obter informações valiosas para o seu negócio.

Observar essas informações melhora a gestão da empresa e ajuda na tomada de decisão, como quais produtos comprar e com qual frequência.

Um software de gestão sem dúvidas lhe permite ter um controle de estoque eficiente, rápido, prático e com um excelente controle logístico.

Um sistema proporciona a precisão de dados e uma praticidade de alto nível que nenhuma planilha ou controle manual pode fornecer, possibilitando um controle perfeito de suas compras e vendas.

Também é ideal para não ter mais problemas com prazos ou falta de produto, uma vez que o sistema alerta quando um item estiver em nível abaixo do desejado, controla a validade de seus produtos, faz indicação de compras inteligentes e muito mais!

Quando a quantidade de itens é muito grande, a probabilidade de se perder no estoque é bem maior, pois o volume de dados dificulta o gerenciamento. O código de barras tem a função de otimizar o acompanhamento dos produtos. É uma automação importante que traz otimização de tempo, uma organização maior, a diminuição de erros, o rastreamento dos produtos e ainda evita fraudes.

É preciso ter estratégia bem definida quando se fala em unidade de medida para controle de estoque. Não se atentar se a medida é unidade, dúzia, caixa ou outra pode gerar enormes prejuízos.

É importante também prestar atenção na hora de registrar a entrada de mercadoria. Na hora de importar o XML, revise a nota e observe o fator de conversão para que as unidades de medidas não sejam confundidas no recebimento dos produtos, uma vez que a unidade de medida utilizada pelo fornecedor pode ser distinta da utilizada por sua empresa.

Se você trabalha com mercadoria consignada, é importante registrar toda movimentação do produto. Uma loja de roupas, por exemplo, que entrega a mercadoria em prova precisa ter o registro dessa consignação para que não ocorra furos no estoque.

Organizar e identificar onde cada item está localizado em seu estoque é fundamental para otimização de tempo e espaço.

A ficha técnica objetiva desmembrar ou agrupar produtos para venda em conjunto. É preciso cuidado ao montar uma ficha para que não ocorra diferenças no estoque a medida que o número de movimentações desta aumenta.

Viu como o controle de estoque, apesar de demandar atenção, pode ser descomplicado? Ficou interessado e está pronto para adotar novas práticas que facilitarão o seu trabalho e evitarão prejuízos por conta do seu estoque? Entre em contado com a ScriptCode e descubra como podemos te ajudar!