6 dicas para otimizar o recebimento de produtos

O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na empresa.

Pode parecer uma atividade simples, mas é um processo importante que exige atenção e agilidade para garantir uma boa produtividade ao negócio. Existem diversas situações que podem ocorrer na hora do recebimento e causar a perda de recursos, prejudicando a produtividade e as finanças empresariais.

Dentre essas situações, podemos citar:

Em contrapartida, ter um bom fluxo de recebimento de produtos traz diversos benefícios, como o ganho de produtividade, a prevenção contra rupturas, a redução de custos, dentre outros.Pensando nisso, separamos algumas dicas que vão ajudar nessa etapa tão importante:

1. Conferir a NF com o pedido de compra antecipadamente

Quando o fornecedor emite a NF, já é possível conferir se o preço, a quantidade da mercadoria e demais informações constantes na nota são as mesmas do pedido. Fazendo essa conferência antecipada, você economiza algo precioso: o tempo.  Mas essa etapa não substitui a conferência na hora da chegada da mercadoria, apenas agiliza esse processo.

Ainda, é possível utilizar o manifesto eletrônico de documentos fiscais para efetuar essa conferência antecipada da mercadoria em transporte. Saiba mais sobre MDF-e clicando aqui.

2. Escolha um fornecedor de confiança

Um bom relacionamento com fornecedores é essencial para que a parceria dê certo e gere bons resultados. Por isso, invista em uma relação com base na confiança e transparência. Essa atitude será fundamental para minimizar riscos e perdas no seu negócio, a exemplo de entregas atrasadas ou erradas.

Para que seja possível construir essa relação saudável, é preciso que você faça uma boa avaliação e homologação de fornecedores. Conheça melhor as empresas e o estado de sua saúde financeira, além do histórico e da reputação que possuem no mercado.

3. Capacite seus funcionários

Capacitar a equipe responsável pelo recebimento contribui de forma significativa para a efetividade e produtividade do processo. Um profissional treinado é mais crítico quanto aos problemas e consegue exercer sua função com mais precisão, o que evita falhas na hora da conferência da nota e dos produtos, além de possíveis fraudes.

4. Agende as entregas

Saber quando as mercadorias serão entregues facilita muito a organização tanto do espaço quanto da recepção e estocagem dos produtos. É mais complicado recepcionar cargas quando elas chegam repentinamente, pois geralmente os processos são feitos com mais pressa e uma atenção menor, o que pode resultar em falhas.

Por isso, é preciso prever os pedidos considerando as entradas e saídas dos estoques para manter o planejamento.

5. Fique atento ao cadastro tributário dos produtos

É muito importante se atentar sempre à questão tributária das mercadorias. A entrada de uma nota fiscal com erro de tributação leva a um aproveitamento de impostos errados e, consequentemente, aumenta o risco de autuações em valor significativamente alto. Para verificar quais são os impostos corretos, é possível utilizar serviços e ferramentas disponíveis no mercado que efetuam a leitura do cadastro de produtos por código EAN/NCM, porém é importante que a empresa tenha uma ferramenta automatizada ou uma boa consultoria.

6. Automatize seus processos

Muitas vezes parece mais barato e simples continuar com conferências manuais, por exemplo, ao invés de implementar ferramentas tecnológicas. Porém, aplicar a tecnologia é uma maneira de otimizar tempo, agilizar tarefas, ter exatidão das informações e minimizar erros. Com isso, as tarefas que antes eram consideradas complexas, passam a ser simples e eficientes.

Por esse motivo, invista em um bom software e em tecnologias que podem agregar e facilitar muito os seus processos, além de diminuir muito os riscos de falhas e de consequentes prejuízos.

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